Resmi Yazı Yazarken Nelere Dikkat Edilmeli | Mutlaka Yapılması Gerekenler

Resmi yazı yazma konusunda tüm devlet memurları işinin gereği olarak resmi yazı yazarken hakkaniyetinin gereğini yerine getirmelidir. Resmi yazı hazırlarken, mevzuatın gereğine göre planlama yaparak yazının kurgusunu sağlam düzenlemelidir.

Mevzuat 28.09.2021, 03:34 28.09.2021, 09:07 Zeynep Elmalı
Resmi Yazı Yazarken Nelere Dikkat Edilmeli | Mutlaka Yapılması Gerekenler

Devlet Memuru için resmi yazı yazmak çoğu zaman külfet gözükebilmektedir. Günümüzde EBYS gibi sistemlerin devreye girmesiyle resmi yazı hazırlamak eskiye nazaran daha da pratikleşse de dikkat edilmesi gereken kurallar güncelliğini korumaktadır. Bu makalemizde memur arkadaşlarımıza resmi yazı hazırlamanın kısa ama öz bilgilerini anlatmaya çalışacağız. 

Öncelikle Kamu'da mevzuat bilgisine sahip memur sayısı gün geçtikce azaldığının altını çizmek isteriz. Bu sebeple idari işlemler yapılırken birçok eksiklik vücut bulmaktadır. Bu eksiklikler çoğu zaman Kurumların itibarını ciddi oranda zedelemektedir. Bu duruma bir örnek vermemiz gerekirse, resmi yazının açık ve okuyanın bir defa da anlayamaması, yoruma açık olması, kurumsal dil kullanmak yerine yazanın ifadelerinin yer alması, arz - rica ayrımının önemsenmemesi gibi bir çok başlık idari işlemlerin yürütülmesi aşamasında sorunları ortaya çıkarabilmektedir. 

Resmi yazı hazırlamanın dayanağı olan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"in 3 üncü maddesinde; "İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreç" olarak tanımlanmıştır.

Bu kapsamda öncelikle resmi yazıların özelliklerine, daha sonrasında ise resmi yazı kurgulanması aşamalarına dikkat çekeceğiz.

RESMİ YAZILARIN ÖZELLİKLERİ:

 # Resmi yazışma muhatapları ile arasında bir hüküm doğurduğu için bağlayıcıdır.

 # Resmi yazışma yazıyı yazan kişinin bireysel üretimi olmakla birlikte ifadeler ve anlamlar kurumsaldır. Bu nedenle kurumsal bağlayıcılığı daha önceliklidir.

 # Herhangi bir yazı kişi, kurum, kuruluş, şirket vb. özel ya da tüzel kişi adına bir beyan oluşturur iken, resmi yazı kamu idaresi adına yapılmış irade beyanının metne dönüşmüş halidir. Bu nedenle etki gücü daha fazladır.

 # Her yazılı metinde imla kuralları edebi açıdan önemli olmakla birlikte, resmi yazışmada noktalama işaretleri ve imla kuralları anlamın ve anlatımın bir parçasıdır.

 # Resmi yazışma içeriği itibarıyla mevzuat ağırlıklı bir iletişim dilidir. Dolayısıyla metni hazırlayanın mevzuata hakimiyeti ve mevzuatı sağlıklı bir şekilde yorumlayabilmesi önemlidir.

RESMİ YAZIŞMALARDA AŞAMALAR

1-Yazım Öncesi Aşama

-Gelen bir yazıya cevap olarak hazırlanacak yazılarda, öncelikle yazıda ki vurgular ve istenilenler tespit edilmelidir.

  # Personel Sağlık'ın Whatsapp Haber Bültenine abone olmak için tıklayın. Detaylı Bilgi için tıklayın.

-Mevzuatın yoğun olarak yer aldığı bir metinde, sadece ilgili maddeler değil mevzuatın geneli ve diğer mevzuatlar ile karşılaştırma yapılmalıdır.

- Her yazışma türünün (Genelge, Yönerge, Talimat, Duyuru, Üst/Asta hitaplı, Talep İçerikli, Vatandaşa ya da Memura hitaplı vb.) kendine has özellikleri ve barındırması gereken hususlar vardır. Bu nedenle hazırlanacak olan yazının türüne öncelikle karar verilmelidir.

- Uzun bir yazı hazırlanması planlanıyor ise konu bütünlüğünde kopmalar olmaması, ifade edilecek hususlarda eksiklik yaşanmaması için taslak bir metin hazırlanmalı, notlar alınmalıdır.

- Yazışma metni kendi anladığımız şekilde değil, karşı tarafın anlayacağı şekilde kurgulanmalıdır.

2-Metnin Hazırlanması

-Resmi yazışma metni aşamalarının düz yazı metninden bir farkı yoktur. Resmi yazışma metninde de giriş, gelişme, sonuç bölümlerinin bulunması gerekir.

-Giriş bölümü, yazıya dair ilk izlenimin verildiği bölümdür. Muhatabın dikkatinin çekilmesi ve yazının öneminin hissettirilmesi için kullanılacak ifadeler dikkatle seçilmeli, yazının devamı için muhatapta beklenti oluşturmalıdır.

-Resmi Yazı, gelen bir yazıya cevap olarak hazırlanacak ise, öncelikle gelen yazı (ilgi) özetlenmeli, sonraki bölümde mevcut durum ya da yazıya dair eleştirilere yer verilmeli, son bölümde ise nihai değerlendirmelere, taleplere ve varsa kesin hükümlere yer verilmelidir.

-Yazı, öncesinde herhangi bir metin olmadan (yani içerikteki konu hakkında ilk kez) hazırlanıyor ise girişte genel bir izahat ve konuyla ilgili mevzuat bilgisine yer verilmeli, benzer çalışmalar ve uygulamalardan alıntılar yapılmalı, sonrasında yazıyı hazırlayan kurumun kendi değerlendirmelerine yer verilmeli, son kısımda ana düşünce kısaca özetlenerek ise talepler ya da ifade edilmek istenen hususlar mutlaka yer almalıdır.

3-Metnin Sonuçlandırılması

-İyi bir anlatım metin bağlamında açıklık, yalınlık, duruluk yine paragraflar arası ilişki ve tutarlık ile dil bilgisi kurallarına hakimiyet ile tamamlanır. Dil bilgisi yönünden hatalı bir metin, usulü ne kadar sıhhatli olursa olsun esası yönünden eksik kalır. Metnin imzaya sunumundan önce dil bilgisi hataları düzeltilmelidir.

-Tekrar ifadeleri anlamın kaymasına, metin değersizleşmesine neden olur. Bu nedenle her bir paragraf birbirinden bağımsız anlatımlar içermelidir.

-Paragrafların uzun olmamasına özen gösterilmeli, uzun paragraflar okur tarafından sıkıcı bulunduğu gibi anlatılmak istenilenden uzaklaşmaya da neden olmaktadır.

-Uzun yazılarda yazının son kontrollerinin yazı üzerinde çalışmaya bir süre ara verilerek (acele istenilenler hariç) yapılması sağlıklı bir metin için elzemdir. Algıda ve düşünce de körlük yaşanmaması için bu şekilde bir kontrol hataların minimize edilerek ortadan kaldırılması için yerinde bir uygulama olacaktır.

- Yazıda metin kadar şekilde önemlidir. Şekli özelliklerden uzak bir metin muhatabında istenilen ciddiyeti sağlamayacaktır.

Personel Sağlık Telegram grubumuza ücretsiz Abone ol, günlük haberler cebine gelsin. Tıkla

Yorumlar (0)
5
sisli
Günün Anketi Tümü
Sağlık Çalışanı olarak aldığınız maaş yaptığınız işin karşılığı mı?
Sağlık Çalışanı olarak aldığınız maaş yaptığınız işin karşılığı mı?